prucommercialre.com


Clasificación automática mientras introduce información

Pat se pregunta si hay una manera de ordenar automáticamente cada vez que añade nuevos datos a una hoja de cálculo. Pat cree que sería genial, por ejemplo, que cuando se añade un nuevo nombre a una lista de nombres que los nombres se clasifican automáticamente para estar siempre en orden.

La única manera de que esto se puede hacer es utilizar una macro que se activa cada vez que se introduce algo nuevo en la hoja de trabajo. Puede, por ejemplo, añadir una macro para el código de una hoja de trabajo que se activa cuando algo en los cambios de hoja de cálculo. (Usted puede ver la ventana de código, haga clic en la ficha de hoja de cálculo y escogiendo Ver código en el menú contextual resultante.) El siguiente es un ejemplo de este tipo de macro simple:

Private Sub Worksheet_Change (ByVal Target como gama)
On Error Resume Next
. Range ("A1") Ordenar Clave1: = Range ("A2"), _
Order1: = xlAscending, Header: = xlYes, _
OrderCustom: = 1, MatchCase: = False, _
Orientación: = xlTopToBottom
End Sub

La macro se supone que usted desee ordenar los datos de la columna A y que hay un encabezado en la celda A1. Si los nombres están en una columna diferente, sólo cambiar la referencia de la celda A2 a una columna diferente, como B2, C2, etc.

Por supuesto, la clasificación en cualquier momento que cualquier cambio se haga puede ser molesto. Es posible que desee limitar cuando la clasificación se realiza de modo que sólo se produce cuando se realizan cambios en una parte específica de sus datos. La siguiente versión de la macro ordena los datos sólo cuando se realiza un cambio en la columna A.

Private Sub Worksheet_Change (ByVal Target como gama)
On Error Resume Next
Si No Intersect (Target, Range ("A: A")) no es nada Entonces
. Range ("A1") Ordenar Clave1: = Range ("A2"), _
Order1: = xlAscending, Header: = xlYes, _
OrderCustom: = 1, MatchCase: = False, _
Orientación: = xlTopToBottom
End If
End Sub

Hay algunos inconvenientes a la utilización de una macro para ordenar automáticamente los datos. En primer lugar, dado que está utilizando una macro para ordenar, la operación es esencialmente "final". En otras palabras, después de la clasificación no puede usar Ctrl + Z para deshacer la operación.

Un segundo inconveniente es que la entrada de datos puede llegar a ser un poco desconcertante. Por ejemplo, si usted usa alguna de las macros anteriores y se empieza a poner los nombres en la hoja de cálculo, serán ordenados tan pronto como termine lo que está en la columna A. Si los datos utiliza cinco columnas y usted comienza su entrada en la fila 15 , tan pronto como usted consigue hecho de introducir el nombre en la columna A (y antes de introducir datos en las columnas B a E), los datos se clasifican en el orden correcto. Esto significa que usted tendrá que encontrar donde se trasladó en el estilo, seleccione la celda apropiada en la columna B, y luego entrar en el resto de los datos para el registro. Por supuesto, la forma de evitar esto es agregar sus datos en un orden natural, simplemente asegúrese de que el nombre de la columna A es la última cosa que escribe para el registro.

ExcelTips es su fuente de capacitación rentable Microsoft Excel. Esta punta (9005) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y versiones posteriores) aquí: Clasificación automáticamente mientras introduce información.