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Clasificación por encabezamientos

Un truco útil que puede utilizar en el desarrollo de algunos tipos de documentos es la capacidad de ordenar las distintas partes del documento basado en las rúbricas que utiliza. Por ejemplo, puede ordenar el documento basado en los títulos de primer nivel (párrafos que utilizan el estilo Título 1) siguiendo estos pasos:

  1. Cambie a la vista Esquema, haga clic en el botón de vista de esquema que aparece justo a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.
  2. El uso de los controles de la barra de herramientas esquema, contraer las partidas de modo que sólo se muestran los títulos de primer nivel. (Este paso no es estrictamente necesario, pero hace que la pantalla sea un poco más fácil de leer.)
  3. Coloque el cursor al comienzo de la primera partida y pulse Ctrl + Mayús + Fin para seleccionar todo hasta el final del documento.
  4. Elija Ordenar en el menú Tabla. Word muestra el cuadro de diálogo Ordenar texto. (Ver Figura 1.)

    Clasificación por encabezamientos

    Figura 1. El cuadro de diálogo Ordenar texto.

  5. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración predeterminada en el cuadro de diálogo.

Si hubiera saltado los dos primeros pasos y realizó la clase en cualquier vista, además de la vista de esquema, habría sido ordenada alfabéticamente cada párrafo y por lo tanto reorganizado de manera que los párrafos subordinados están separados de sus partidas. En otras palabras, usted tendría un lío. Sin embargo, en vista Esquema, los títulos de más alto nivel se clasifican, con lo que a lo largo de los niveles de título subordinados y el texto del cuerpo.

Si queremos ordenar por la rúbrica 2 párrafos, también debe utilizar la vista de esquema, pero usted tendría que seleccionar en primer lugar todos los 2 párrafos Rúbrica subordinadas a una Rubro 1 punto en particular y luego ordenar. Usted obtendrá los mismos resultados independientemente de cuántos niveles de título que le muestran en la barra de herramientas Esquema.

WordTips es su fuente de formación de Microsoft Word rentable. (Microsoft Word es el procesador de textos más popular en el mundo.) Esta punta (41) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí: Clasificación por rúbricas.