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Cómo especificar las funciones del equipo Miembros y Procedimientos

Un gerente de proyecto eficaz debe especificar los roles-miembro del equipo y procedimientos de comunicación. Después de todo, nada provoca desilusión y la frustración más rápido en un proyecto de unir a las personas motivadas juntos y luego les da ninguna orientación sobre cómo trabajar con otros.

Dos o más personas pueden empezar a hacer la misma actividad de forma independiente, y otras actividades pueden ser pasado por alto por completo. Con el tiempo, estas personas encuentran que las tareas que no requieren de la coordinación, o se retiran gradualmente del proyecto para trabajar en las tareas más gratificantes. Para evitar esta frustración se convierta en una parte de su proyecto, el trabajo con los miembros del equipo para definir las actividades que cada miembro trabaja en y la naturaleza de sus funciones.

Los posibles roles de los miembros del equipo son los siguientes:

  • La responsabilidad principal: Tiene la obligación general de garantizar la realización de una actividad
  • Secundaria o apoyar responsabilidad: Tiene la obligación de realizar una parte de una actividad
  • Aprobación: Debe aprobar los resultados de una actividad antes del trabajo puede proceder
  • Recurso Consulta: ¿Puede proporcionar un asesoramiento experto y apoyo si es necesario
  • Destinatario requerida de los resultados del proyecto: Recibe sea un producto físico de una actividad o un informe de una actividad

Si preparó una Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) como parte de su plan de proyecto, lo utilizan para iniciar las discusiones de los roles del proyecto con miembros de su equipo. Asegúrese de que usted no acaba de presentar la memoria RAM; tomar el tiempo para animar a las preguntas e inquietudes de los miembros del equipo hasta que se sienta cómodo que los roles son viables y apropiadas.

Desarrollar los procedimientos que usted y su equipo va a utilizar para apoyar su trabajo del día a día. Tener estos procedimientos en su lugar permite a las personas para llevar a cabo con eficacia y eficiencia sus tareas; sino que también contribuye a una atmósfera de equipo positivo. Como mínimo, desarrollar procedimientos para lo siguiente:

  • Comunicación: Estos procesos implican el intercambio de información relacionada con el proyecto por escrito ya través de las interacciones personales. Procedimientos de comunicación pueden incluir

    • ¿Cuándo y cómo utilizar el correo electrónico para compartir información del proyecto
    • ¿Qué tipo de información deben ser por escrito
    • ¿Cuándo y cómo documentar discusiones informales
    • Cómo configurar informes y reuniones programadas para registrar y examinar los progresos
    • Cómo abordar los problemas especiales que se plantean
  • Resolución de conflictos: Estos procesos implican resolver las diferencias de opinión entre los miembros del equipo en relación con el trabajo del proyecto. Usted puede desarrollar los siguientes procedimientos de resolución de conflictos:

    • Enfoques estándar (pasos normales que usted toma para animar a la gente a desarrollar una solución de mutuo acuerdo)
    • Procedimientos de escalamiento (pasos que se dan cuando las personas involucradas no pueden resolver fácilmente sus diferencias)
  • Toma de decisiones: Estos procesos implican decidir entre enfoques y acciones alternativas. Desarrollar pautas para elegir la opción más apropiada para una situación, incluyendo el consenso, regla de la mayoría, un acuerdo unánime, y la decisión del experto técnico. Asimismo, elaborar procedimientos de escalamiento - los pasos que se dan cuando los enfoques de toma de decisiones normales empantanarse.