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Cómo utilizar los medios sociales para mejorar la Gestión de Proyectos

Una forma de recopilar información relacionada con el proyecto, así como para mantener un control sobre su proyecto y compartir su progreso con el resto de su equipo es hacer uso de los medios sociales - ya sabes, blogs, Facebook, Twitter, y similares.

Gestión de proyectos exitosa requiere no sólo que recolectar y analizar la información relevante del proyecto, pero, más importante aún, que se utiliza esa información de manera oportuna y eficaz para asegurarse de que todo va sin problemas (o con el menor número de enganches como sea posible).

En concreto, es necesario asegurarse de que su plan de proyecto mira a todas las cuestiones pertinentes, los miembros del equipo realizan todo el trabajo del proyecto con eficacia dentro de las limitaciones existentes, y el proyecto en sí logra en última instancia, los resultados deseados.

Dependiendo del tamaño y las características del proyecto y de las políticas y prácticas de la organización la realización de ella, el uso de las redes sociales para apoyar la planificación y gestión de proyectos puede ser considerable o inexistente. Puede utilizar varias herramientas de medios sociales diferentes para mejorar la calidad y oportunidad de compartir información del proyecto, junto con algunos de sus capacidades particulares.

En su sentido más general, el término medios de comunicación social (también llamada red social) se refiere a los diferentes instrumentos de la tecnología en línea que le permiten compartir información fácilmente en un doble sentido, intercambio dinámico a través de Internet.

Además de correo electrónico y mensajería instantánea para mantener el contacto y compartir y obtener información de los miembros de su equipo, siguientes son algunas de las herramientas de intercambio de información en línea más populares que se pueden utilizar:

  • Blogs: repositorios de información sobre un tema en particular que se compone de artículos cortos (llamados entradas) y sus correspondientes comentarios de los lectores. Los blogs son útiles para pedir ni hacer materia y la información relacionada con el proyecto a disposición de los diversos públicos y miembros de equipos distribuidos geográficamente.
  • Webinars: seminarios en línea hospedados o reuniones llevadas a cabo en determinadas páginas web. Webinars pueden ser especialmente útiles para adquirir y mejorar las competencias y conocimientos, la presentación de informes sobre la marcha del proyecto y discusión de temas relevantes del proyecto.
  • Podcasts y vodcasts: On-demand de audio y archivos de vídeo. Son útiles para el intercambio de pequeñas cantidades de información enfocado con grupos desembolsados.
  • Wikis: Las colecciones de páginas web sobre un tema en particular. Wikis puede ser útil como repositorios de información y experiencias para los proyectos actualmente en curso, así como para fomentar la colaboración entre los miembros del equipo y entre los miembros del equipo y el público.
  • La computación en nube: La provisión de hardware, software o servicios de TI por parte de terceros a través de una red (normalmente Internet). La nube le permite acceder a los archivos que usted mantiene en la nube y el uso de software u otros servicios que se proporcionan a través de la nube. Un número creciente de proveedores de TI (los ejemplos incluyen Microsoft, Amazon.com y Google) están haciendo servicios de cloud computing a disposición de los usuarios por una tarifa.
  • Sitios de redes sociales: Sitios web donde la gente puede crear perfiles en línea de su información y sus intereses personales y de negocios y enlace a otros con intereses similares, fondos y actividades. Este conjunto de personas de ideas afines se llama un grupo o una comunidad, dependiendo del sitio, y usted puede afiliarse a los ya existentes o iniciar su propio.

    Sitios de redes sociales como LinkedIn, Google +, Facebook, Yammer, Twitter y pueden facilitar el intercambio de información acerca de su proyecto y los temas relacionados con los miembros del equipo y otros en su audiencia del proyecto, así como la obtención de información profesional y personal y mantener relaciones con esas personas.

    LinkedIn es el negocio más utilizado y carrera orientada sitio de redes sociales. Los miembros incluyen información relacionada con el trabajo actual y pasado en sus perfiles, así como los intereses y actividades personales. Además, hay grupos formados por personas de empresas y organizaciones especificadas, así como los compuestos por personas con intereses particulares en la materia.

    A modo de ejemplo, LinkedIn cuenta con más de 6.000 grupos mencionados que se centran en algún aspecto de la gestión de proyectos. Para ver una lista completa, seleccione "Grupos" en el menú en la parte superior de la página Inicio y escriba "Gestión de Proyectos" en el campo de búsqueda que aparece.

    Twitter ofrece la posibilidad para que los miembros se comunican entre sí mediante el envío de mensajes cortos, en tiempo real (llamados tweets). Twitter también permite a los usuarios crear un hashtag (un tema con un símbolo de hash [#] al inicio), que le permite ver todos los tweets que tienen el mismo hashtag.

    Yammer es una red social enfocada en satisfacer las necesidades de información de las empresas y organizaciones. Yammer tiene grupos de intereses especiales y grupos de empresas, y los usuarios pueden enviar varios tipos de, mensajes cortos y rápidos para la población en general o de los miembros de los grupos especificados.

Su equipo puede utilizar cada uno de estos vehículos de los medios sociales en la vida de su proyecto para facilitar el intercambio de información eficaz y construir relaciones interpersonales entre los miembros del equipo y con los conductores de proyectos y simpatizantes.