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Creación de un informe con Crystal Reports 10

Al iniciar Crystal Reports 10, generalmente usted quiere hacer una de tres cosas: crear un informe, modificar un informe, o ejecutar un informe con los datos en la base de datos. Informes toman los datos de una base de datos, procesar, formatear, y luego la salida a una impresora, pantalla de ordenador, o en el sitio Web.

Crystal Reports viene con una base de datos de ejemplo que puede utilizar para la práctica. Es una base de datos Microsoft Access para una empresa ficticia llamada Xtreme Mountain Bikes Inc.

La base de datos Xtreme.mdb contiene una serie de tablas de bases de datos que son representativos de las tablas de un fabricante de bicicletas verdadero pudo mantener. Las mesas están llenas de datos de ejemplo que se puede manipular y visualizar con Crystal Reports. Puede utilizar estos datos de ejemplo como base para su primer informe.

Para crear un informe, lo que necesita saber un par de cosas:

  • Qué tablas en la base de datos contiene los datos que desea
  • ¿Qué elementos de datos que desee en los cuadros
  • ¿Qué manipulaciones de los datos se deben realizar para darle la información que desea
  • ¿Cómo desea que su informe que va a formatear
  • Si los usuarios de su informe recupérelo de una impresora en blanco y negro, una impresora a color, pantalla de un ordenador local o un sitio Web

A los efectos de esta introducción (y por ahora), imagina que ya sabes todas esas cosas.

A partir de Crystal Reports 10

Es probable que hayas elegido Crystal Reports porque tiene una base de datos que contiene información que es importante para usted. Con toda probabilidad, los datos de esa base de datos cambia con el tiempo, y que desea ser capaz de seguir el ritmo de su estado actual. Usted podría recuperar la información que desea al hacer consultas SQL, pero eso sería un trabajo demasiado. Es mucho mejor para crear un informe con Crystal Reports y, a continuación, ejecutar el informe cuando lo desee el estado más reciente de la información de interés. Tienes que crear el informe sólo una vez, pero se puede ejecutar muchas veces, conseguir los últimos resultados con cada sucesiva ejecución. Usted no tiene que aprender SQL o cualquier otro método de extraer datos de bases de datos. Los informes creados con Crystal Reports son fáciles de construir y fácil de leer, y fácil de entender. ¿Qué podría ser mejor?

El primer paso para crear un informe es poner en marcha de Crystal Reports en el menú Inicio de Windows. Cuando lo haga, el Crystal Reports Aparece la ventana principal, mostrando el cuadro de diálogo que le da la bienvenida a Crystal Reports.

Usted está invitado a elegir entre tres opciones. Usted puede crear un documento de Crystal Reports utilizando Asistente para informes o iniciando con un informe en blanco. Alternativamente, usted puede abrir un informe que ya existe, ya sea para cambiarlo o para ejecutarlo.

Aunque Asistente para informes puede ser un tiempo y trabajo ahorrador, lo hace limitar la forma del informe. Así que este capítulo te lleva directo al punto y le muestra cómo crear un informe de su camino, a partir de un informe en blanco en lugar de utilizar el Asistente para informes.

Utilizar el informe Opción blanco

Para crear un informe a partir de cero, a partir de la opción de informe en blanco, siga estos pasos:

1. Inicie Crystal Reports.

El Bienvenidos a Crystal Reports Aparece el cuadro de diálogo.

2. Seleccione el Como opción Informe en blanco y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de base de datos, que muestra los posibles lugares para encontrar la fuente de sus datos.

3. En el panel Orígenes de datos disponibles, haga clic en el signo más a la izquierda de la carpeta Crear nueva conexión para expandirla.

Esta es la carpeta que elija cada vez que va a crear un informe a partir de cero. Cuando se haya conectado a una base de datos, Crystal Reports recuerda dónde está.

4. Haga doble clic en el tipo de base de datos que coincida con la fuente de datos.

Crystal Reports reconoce una variedad de diferentes tipos de bases de datos. Debe seleccionar la correcta. Si usted no sabe qué tipo es correcta, pídale a alguien familiarizado con la fuente de datos. Para seguir con el ejemplo, haga doble clic en Acceso / Excel (DAO). Aparecerá el cuadro de diálogo Acceso / Excel (DAO), que pregunta cómo conectarse a la fuente de datos.

5. Haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) a la derecha del cuadro base de datos Nombre.

Aparecen los archivos de Access y Excel en su sistema. En este ejemplo se utiliza un archivo de base de datos Access llamada xtreme. Esto puede no ser tan fácil como suena - el archivo se encuentra en D: \ Archivos de programa \ Crystal Decisions \ Crystal Reports 10 \ Samples \ En \ Databases \ Xtreme_es.mdb.

Puede que tenga que buscar este archivo en su sistema.

6. Haga clic en el botón Finalizar.

Asistente de base vuelve a aparecer, con la base de datos xtreme conectado.

7. Expanda el nodo Tablas y, a continuación, haga doble clic en la tabla en la que desea basar su informe.

El árbol en el panel Orígenes de datos disponibles se compone de un número de nodos, algunos de los cuales se ramifican los demás. Cada fuente de datos tiene cuatro de estos nodos de ramificación fuera de ella: Agregar comando, tablas, vistas y procedimientos almacenados.

8. Para seguir con el ejemplo, expanda el nodo Tablas y haga doble clic en Producto.

Si lo hace, copia la tabla de productos de la Disponible panel Orígenes de datos al panel Tablas seleccionadas.

9. Haga clic en el botón Aceptar para cerrar Asistente de base.

Un informe en blanco llena la ventana.

La ficha Diseño (en el borde izquierdo) muestra cinco secciones del informe:

  • Encabezado del informe: Sólo aparece en la parte superior del informe y es la primera cosa que un espectador ve.
  • Cabecera de página: aparece debajo del encabezado del informe y en la parte superior de todas las otras páginas en el informe.
  • Detalles: El contenido real del informe.
  • Sección pie del informe: Aparece después de la última información detallada en el informe.
  • Pie de página: aparece en la parte inferior de cada página del informe.