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¿Debo archivar datos de negocios?

Cualquier buen plan de proyecto de eficiencia empresarial implicará la medición y el almacenamiento de datos. ¿Es necesario invertir en el archivo de datos? Aunque es ciertamente posible convertir casi cualquier archivo existente, ya sea físico o electrónico, en un formato actual, útil, no siempre vale la pena el tiempo y gastos involucrados. La comprensión de los archivos que debe procesar y qué archivos se puede dejar como está (al menos por ahora) puede hacer que el proceso sea más agradable al paladar y, bueno, más eficiente!

¿Necesita archivar datos?

No cometa el error de invertir tiempo y dinero archivar o procesar archivos viejos que usted no tiene la intención de medir. Pregúntate a ti mismo algunas preguntas simples primero:

  • ¿Usted está legalmente obligado a tenerlo? Si usted está auditado mañana por el IRS o un organismo regulador de la industria, va a ser la presentación del auditor con un tractor remolque de las cajas de los banqueros o un e-mail con un conjunto organizado de datos adjuntos? En general, usted debe estar midiendo nada que usted está legalmente obligado a ser el seguimiento, incluso si la única medida es "¿Tiene usted estos archivos necesarios?"
  • ¿Es necesario medirlo? Naturalmente, los datos que usted necesita medir ahora son los datos que necesita ser procesada primero.
  • ¿Es una pieza que falta de un rompecabezas existente? A veces los archivos físicos contienen sustancialmente diferentes datos de sus equivalentes electrónicos. Por ejemplo, los clientes que envíen cartas escritas a mano no son las mismas personas que rellenen un formulario de comentarios en línea, y si usted está midiendo la satisfacción del cliente únicamente de sus envíos electrónicos, se estará perdiendo piezas clave de datos.
  • ¿Se hace referencia de forma activa? Si sus empleados van a un almacén o una sala de volver cada día para tirar etiqueta o de orden de embarque historia de un cliente, los archivos deben pasar al frente del grupo de procesamiento. No sólo estás arriesgando datos inexactos o perdidos, pero sus empleados están probablemente más de lo que cree Agravadas por tener que levantarse y tamizar a través de los archivos cada vez que reciben un encargo.

¿Necesita los datos ahora?

¿Es esta información relevante? Tal vez usted desea archivar un día, pero si no va a ser incluido en las mediciones se le toma en el futuro inmediato, se puede guardar para otro día. Por ejemplo, es posible que con el tiempo que desee importar sus clientes 'orden enteras historias, pero sólo necesita los últimos 10 años la pena para sus análisis actuales.

En caso de que incluso mantener los datos?

¿Usted está legalmente obligado a deshacerse de él? En algunas industrias, que no quiere o no puede aferrarse a ciertos archivos después de un período de tiempo. Si descubre estos archivos en sus archivos, no sólo en caso de que las cortó de inmediato, pero usted debe poner en marcha un proceso para eliminar estos archivos a intervalos fijos en el futuro.