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Decidir entre Cash-Basis y contabilidad acumulativa

Antes de que pueda empezar a grabar las transacciones comerciales, debe decidir si desea utilizar dinero en efectivo-base o contabilidad de ejercicio. La diferencia fundamental entre estos dos procesos de contabilidad está en cómo grabar sus transacciones en efectivo.

A la espera de los fondos de la contabilidad basada en el efectivo

Con la contabilidad basada en el efectivo, se registran todas las transacciones en los libros, cuando en realidad dinero cambia de manos, es decir, cuando el pago en efectivo es recibido por la empresa de los clientes o pagado por la empresa para la compra u otros servicios. Recibo de efectivo o pagos pueden ser en forma de dinero en efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencia electrónica, u otros medios utilizados para pagar por un artículo.

La contabilidad de caja-base no se puede utilizar si una tienda vende productos de crédito de la tienda y la factura al cliente en una fecha posterior. No existe ninguna disposición para registrar y rastrear el dinero adeudado por los clientes en algún momento en el futuro en el método de contabilidad de caja-base.

Eso también es cierto para las compras. Con el método de contabilidad de caja-base, el propietario sólo registra la compra de insumos o bienes que luego se venden cuando realmente paga en efectivo. Si compra bienes a crédito a pagar más tarde, no registra la transacción hasta que el dinero se paga realmente a cabo.

Dependiendo del tamaño de su negocio, es posible que desee comenzar con la contabilidad basada en el efectivo. Muchas pequeñas empresas dirigidas por un propietario único o un pequeño grupo de socios utilizan la contabilidad basada en el efectivo porque es fácil. Pero a medida que el negocio crece, los propietarios de negocios encuentran que es necesario cambiar a la contabilidad de ejercicio con el fin de rastrear con mayor precisión los ingresos y gastos.

La contabilidad de caja-base hace un buen trabajo de seguimiento de flujo de caja, pero hace un trabajo pobre de igualar los ingresos obtenidos con el dinero dispuesto para gastos. Esta deficiencia es un problema particularmente cuando, como sucede a menudo, una empresa compra productos en un mes y vende esos productos en el próximo mes.

Por ejemplo, usted compra productos en junio con la intención de vender y pagar $ 1,000 en efectivo. Usted no vende los productos hasta julio, y eso es cuando recibe dinero en efectivo para las ventas. Al cerrar los libros al final de junio, usted tiene que demostrar el gasto de $ 1,000 con ningún ingreso para compensarlo, lo que significa que tiene una pérdida de ese mes. Cuando usted vende los productos por $ 1.500 en julio, tiene una ganancia de $ 1.500. Por lo tanto, su informe mensual de junio muestra una pérdida de $ 1.000, y su informe mensual de julio muestra una ganancia de $ 1.500, cuando en realidad usted tenía ingresos de $ 500 durante los dos meses.

Grabación de inmediato con la contabilidad de ejercicio

Con la contabilidad de ejercicio, se registran todas las transacciones en los libros cuando se producen, incluso si no hay dinero cambia de manos. Por ejemplo, si usted vende en crédito de la tienda, que registra la transacción inmediatamente y la ingresa en una cuenta Cuentas por cobrar hasta que reciba el pago. Si usted compra mercancías a crédito, se introduce inmediatamente la transacción en una cuenta de Cuentas por pagar hasta que usted paga en efectivo.

Al igual que la contabilidad basada en el efectivo, la contabilidad de ejercicio tiene sus inconvenientes. Se hace un buen trabajo de hacer coincidir los ingresos y gastos, pero hace un trabajo pobre de dinero en efectivo de seguimiento. Debido a que los ingresos récord cuando se produce la transacción y no cuando recoja el dinero en efectivo, su cuenta de resultados puede parecer grande, incluso si usted no tiene dinero en el banco. Por ejemplo, supongamos que usted está ejecutando una empresa contratista y completando los trabajos sobre una base diaria. Puede grabar los ingresos al finalizar el trabajo, incluso si aún no ha recogido el dinero en efectivo. Si sus clientes son lentos para pagar, usted puede terminar con un montón de ingresos, pero poco efectivo.

Muchas empresas que utilizan el método de contabilidad de monitor de efectivo devengado en forma semanal para asegurarse de que tienen suficiente dinero en efectivo para operar el negocio. Si su negocio es estacional, como un negocio de jardinería con poco que hacer durante los meses de invierno, se puede establecer líneas de corto plazo del crédito a través de su banco para mantener el flujo de efectivo a través de los tiempos de vacas flacas.