Michael dirige una empresa de karaoke y utiliza Excel para crear sus cancioneros. La hoja de trabajo contiene tres columnas de número de la canción, título de la canción y el artista. Michael se encuentra con un comportamiento extraño al ordenar el cancionero ya sea por artista o título.

Por ejemplo, cuando se ordena por el artista del grupo 311 se van a plantear en se colocan dos puntos y cuatro de sus canciones diferentes después de la banda de 112 y antes de 702, y luego se ordena el resto después de 3 de Corazones y antes de 38 Special. Luego, al ordenar por canción, la canción de George Strait "True" siempre termina siendo la última canción de la lista.

Esto, obviamente, no se quiere Michael quiere que suceda al ordenar. La razón por la que está pasando, sin embargo, es debido a la forma en que Excel interpreta la información en cada celda. Al ingresar información en una celda, Excel intenta analizar esa información y determinar si se trata de un número, una fecha, o texto. Lo que pasa es que Excel es "adivinar mal" cuando se trata de algunos títulos de los grupos y de la canción.

Al entrar en el grupo 311, Excel considera que un número, por lo que lo trata como un número. Del mismo modo, cuando entras en el título de la canción "True", Excel considera que un valor booleano un número. (Sería lo mismo si hubiera una canción llamada "Falso".)

Cuando se realiza una especie, Excel primera clase por el tipo de datos y luego dentro del tipo de datos. 112 y 702 son números. 3 de Corazones y 38 Especial son de texto, ya que no consisten sólo dígitos. Al ordenar por artista, el grupo 311 se presenta en dos lugares diferentes, porque el nombre del grupo fue analizado por Excel en algunos casos como un número y en otros casos como el texto.

Para entender cómo corregir el comportamiento extraño, es importante entender que el comportamiento no es realmente extraño; es la lógica utiliza Excel. Si buscas resultados distintos, hay que trabajar con sus datos para asegurarse de que no se analiza incorrectamente Excel.

En primer lugar, si ordena en orden ascendente, los valores en sus células se ordenarán en estos tipos de datos:

• Los números en el aumento del valor (1, 2, 3, etc.)
• Texto en orden alfabético (a, b, c, etc.). Si el texto comienza con un número (como en 38 especiales), el 3, en forma de texto, aparece ante el ABC.
• Los valores lógicos (False, True)
• Los valores de error (# DIV / 0 !, # N / A, etc.)
• Blanks

Si ordena en orden descendente, el orden es el inverso de lo que se muestra aquí, excepto que los espacios en blanco aún aparece como el último tipo de datos ordenados.

Usted puede ver mejor los tipos de datos que Excel asigna a varias células eliminando cualquier alineamiento explícito en las células. Por defecto los valores de texto se alineado a la izquierda, los números de los valores justifican a la derecha, y de Boole y error centrados.

Para hacer las cosas para ordenar la forma que desee, sólo tiene que asegurarse de que todas las celdas de una columna contienen el mismo tipo de datos. En el caso del artista y título de la canción, esto sería de texto. En las células que se ordenan como números (como 311), editar la celda para colocar un apóstrofe antes del primer dígito del número. Esto le indica a Excel que desee valor de la celda tratado como texto. También puede hacer lo mismo con "True".

ExcelTips es su fuente de capacitación rentable Microsoft Excel. Esta punta (3362) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002, y 2003. Usted puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y versiones posteriores) aquí: Fijación Impar Clasificación Comportamiento.