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Gestión de expedientes en las unidades locales y de red

La cantidad de información electrónica ha crecido de manera exponencial en la última década. Local (C: Carreteras) y unidades de red se están convirtiendo en los cementerios digitales. Un programa eficaz de gestión de registros le proporcionará los conocimientos y herramientas que necesita para asegurarse de que los archivos electrónicos se gestionan adecuadamente.

  • Estructuras de carpetas y nombres. La creación de una estructura de carpetas electrónica que cumpla con las necesidades de cada departamento y que garanticen que las carpetas dentro de la estructura se nombran lógicamente son críticos para la presentación electrónica precisa, la recuperación y mantenimiento de archivos (limpieza).
  • Archivo convenciones de nombres. Después de haber creado la estructura de la carpeta electrónica adecuada, ita € s importante asegurarse de que sus archivos también se nombran de manera apropiada. Una regla de oro para dar nombre a sus archivos es que usted debería ser capaz de determinar el contenido de un archivo sin necesidad de abrirlo. Esto significa evitar nombres crípticos como abreviaturas, siglas y números.
  • Mantenimiento. Es importante revisar periódicamente sus carpetas y archivos para determinar lo que ya no es necesario. Microsoft Windows le permite determinar las últimas fechas de modificación o acceso de un archivo. Este es un buen punto de partida para determinar si un archivo se puede eliminar. Sin embargo, los empleados siempre deben referenciar programa de retención de registros de la € s organizationâ antes de borrar los archivos con el fin de determinar si el archivo es elegible para su eliminación.