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¿Qué es el Ciclo de Vida de registros?

Un ciclo registros vida describe cada fase de un documento, desde la creación hasta la destrucción. Ayuda a las empresas y agencias de planificar para el almacenamiento, protección, recuperación y destrucción de información en diferentes etapas. Sistemas de gestión de ciclo de vida Registros normalmente controlan grandes cantidades de información de una manera cómoda y segura.

Planificación ocurre comúnmente antes de implementar procesos de gestión de ciclo de vida de los registros. La incorporación de los procedimientos en la rutina diaria lleva un registro bajo control y seguro. Esta planificación incluye comúnmente técnicas para la recopilación, organización, mantenimiento y disposición durante todo el ciclo de vida de los registros.

La definición de los registros incluye fotos, gráficos, mapas, películas y cintas de audio y visual. Un registro equivale a algo que se pueda reproducir, por lo general con la ayuda de otros equipos. Define los datos desde el interior de una organización o de fuentes externas, y un registro puede ser considerada oficial o no oficial. Los registros oficiales denotan por lo general la información con una vida útil designado.

Los registros oficiales incluyen documentos financieros de una agencia pública, junto con cualquier otra información definida por la ley como un registro público. Información legal que podría ser utilizado en el tribunal también podría caer bajo la clasificación de un documento oficial que debe ser mantenido. Las leyes de muchos plazos de mandato jurisdicciones para la conservación de los documentos oficiales, como los registros de la corte.

Los registros se crean a partir de correos electrónicos, llamadas telefónicas grabadas, documentos impresos, y otros datos que muestran cómo evolucionaron las decisiones. Cualquier cosa que pueda ser útil a una empresa u organización en el futuro se mantiene por lo general de acuerdo a su ciclo de vida registros. Con los avances tecnológicos, las entidades almacenan comúnmente registros electrónicamente para eliminar la necesidad de que las áreas de almacenamiento de papel.

La organización de la información y la determinación de sus factores de uso en la gestión del ciclo registros vida. Se llevará un registro catalogado o presentado para su fácil recuperación cuando sea necesario o solicitado. Formas, correspondencia y copias duplicadas se almacenan típicamente usando un sistema de archivo que sea fácil de entender y navegar.

Estos registros también requieren un mantenimiento y plan de protección, especialmente para los datos que representa información valiosa con un ciclo de registros de vida permanente. En muchas regiones, los registros con valor histórico se archivan en repositorios públicos. Ejemplos de estos documentos incluyen los registros de nacimiento y defunción y documentos presidenciales.

Cuando los datos llega al final de su ciclo de vida, se permite la destrucción. Eliminación podría ser apropiada para proyectos de documentos o materiales utilizados para preparar los registros oficiales. Duplicados también podrían ser destruidos después de que el original se ha conservado en alguna forma. Algunas empresas utilizan los proveedores de servicios independientes para realizar un seguimiento de la esperanza de vida de un € RECORDâ s.

  • Los registros se crean a partir de correos electrónicos y otros documentos impresos que muestran cómo evolucionaron las decisiones.