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¿Qué es el procesamiento de facturas?

Procesamiento de facturas es una serie de procedimientos para el manejo de facturas para asegurarse de que se pagan en el momento oportuno. Las empresas individuales suelen tener sus propios sistemas de procesamiento, la participación de miembros del personal de contabilidad, así como supervisores y otro personal. Software para ayudar con el procesamiento de facturas está disponible para agilizar el proceso, hacen que sea más fácil localizar los registros, y proporcionar un acceso rápido a los actuales facturas pendientes.

El proceso se inicia con la entrega de una factura por fax, correo electrónico, correo, u otro sistema. Un miembro del personal de contabilidad tiene que abrir y revisar la factura para decidir cómo proceder. Puede tener un número de orden de compra, lo que indica que la persona a cargo de esa orden de compra debe verificarlo. Esto puede implicar la comprobación de la factura contra elementos reales recibida y verificar que una persona aprobó la compra en el primer lugar. Si no hay número de pedido está presente, el contador debe examinar el documento para determinar qué tipo de producto o servicio está en discusión.

En los sistemas de procesamiento de facturas electrónicas, las personas pueden registrar los datos de las facturas, incluyendo el proveedor de origen, detalles, fecha de vencimiento, y así sucesivamente, creando una entrada de la base de datos rastreable. Supervisores de contabilidad pueden solicitar las listas de espera de las facturas ordenadas por fecha de vencimiento y otros parámetros. Una vez que un contable aprueba el pago, los fondos pueden ser enviados por cheque, transferencia electrónica de fondos, y otros métodos, utilizando la información de proveedores en el archivo. Si un vendedor es nueva, el departamento de contabilidad puede necesitar para hacer contacto para recopilar información si los datos de facturación no es completa.

Las empresas registran sus pagos por cheque o número de confirmación, dependiendo de cómo se presenten los fondos, para crear un registro que indique cuándo y cómo se hizo un pago. Una vez que el dinero se envía, el departamento de contabilidad puede observar que se paga la factura y moverlo fuera de la columna de cuentas por pagar en sus libros de contabilidad. Si una disputa sobre los pagos, estos registros están disponibles para su revisión para averiguar dónde un pago se extravió, y la forma de abordar el problema.

El número de pasos necesarios para el procesamiento de facturas puede variar, dependiendo de la compañía y de los sistemas que utiliza. Failsafes se construyen en evitar problemas como el doble pago, el pago de las compras no autorizadas, o falta de pago de una factura dentro de los plazos asignados. En una pequeña empresa, una sola persona puede estar a cargo de estos pagos, mientras que las empresas más grandes pueden tener un departamento de cuentas por pagar la totalidad de la responsabilidad para el manejo de todo el procesamiento de facturas, para todos los vendedores de los proveedores de servicios públicos a los subcontratistas una empresa utiliza en proyectos específicos.

  • Procesamiento de facturas se inicia con la entrega de una factura.
  • Procesamiento de facturas puede utilizar un número de orden de compra.