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¿Qué es el Proceso de Gestión del Cambio?

Un proceso de gestión del cambio es una serie de prácticas comerciales que se utilizan para controlar y gestionar el cambio dentro de un sistema u organización grande. El término se utiliza con mayor frecuencia en la ingeniería de sistemas o grandes proyectos de construcción. El propósito de la gestión del cambio es para asegurar que haya una comunicación clara entre el cliente y el proveedor de servicios acerca de la variación solicitada a las especificaciones aceptadas, el impacto en la línea de tiempo, y el costo proyectado de dichos cambios. Una ventaja adicional de este proceso es la validación de la autorización para las solicitudes de cambio.

Todo el proceso de gestión del cambio se compone de tres elementos: que solicita el cambio, la evaluación del tiempo y el costo para realizar el cambio, y la implementación de los cambios. Estos pasos son los mismos si el proyecto es un proyecto de tecnología de la información o de un proyecto de construcción. Vale la pena señalar que el cumplimiento estricto de un proceso formal de gestión del cambio es reconocido por los tribunales como una herramienta válida para la gestión de cambios en los contratos. Los cambios solicitados y aprobados por el proceso deben ser pagados por la empresa, sin tener en cuenta a la autoridad del solicitante. Se supone que la empresa ha diseñado una práctica empresarial que siguió su proceso de aprobación interna.

Para gestionar las solicitudes de cambio, muchas empresas diseñar un formulario que proporciona toda la información requerida. Por ejemplo, un formulario de solicitud de cambio por lo general requiere el nombre del solicitante y de su título, el negocio racional para la solicitud, la funcionalidad requerida, y las implicaciones globales. También se incluyen los nombres de las personas responsables y que pondrán a prueba y aceptar los cambios. Tras la recepción y revisión de la forma, el administrador del sistema asigna un número de seguimiento a la solicitud.

La persona responsable del sistema o proyecto ahora revisa los detalles de la solicitud y calcula los recursos necesarios, la distribución del tiempo y los costos asociados con la implementación de este cambio. Durante este proceso, puede haber preguntas o aclaraciones requeridas de quien los solicita. Esta información se incorpora en el formulario de solicitud de cambio.

Si se aceptan los costos, entonces la petición se añade típicamente a una lista priorizada de otras solicitudes de cambio, como parte del proceso de gestión del cambio. El trabajo se asigna a un área específica, que será el enlace con el sistema o gestor de proyectos para aclarar los requisitos, y hacer los cambios necesarios. En un entorno de tecnología de la información, estos cambios se hacen en un sistema de pruebas. Es responsabilidad de los probadores para asegurar que los cambios cumplen sus requisitos originales y no crean resultados negativos. Al término de la prueba, los cambios se trasladaron a la producción o el sistema en vivo. Cualquier problema o nuevos problemas creados como resultado de este cambio son revisados ​​y pueden dar lugar a ciclos adicionales de cambios, pruebas y puesta en práctica.