El concepto principal de la contratación estratégica es que a través de la planificación avanzada, programación, y el grupo de compra de iniciativas, una empresa puede experimentar ahorros significativos. Además de ahorro de dinero, habrá ahorros adicionales generados a través de una operación de negocio más eficiente y, por tanto, una mayor rentabilidad. La puesta en práctica de la contratación estratégica dentro de una empresa requiere enfoque en tres conceptos de adquisición: compra en grupo, servicios de adquisición centralizada, y el uso de sistemas de gestión de datos de adquisiciones.

Los conceptos en compras estratégicas requieren la comunicación y la cooperación entre la unidad de negocios y servicios financieros y de que la contratación se aplique con eficacia. Incluso un simple concepto, como el fomento de la compra planificada, puede causar importantes problemas operativos si no se ha discutido con la unidad de negocio. Por ejemplo, una panadería puede ordenar productos secos a la semana, a partir de las órdenes de trabajo previstas para ese período. Si el departamento de compras decide que es más rentable para pedir estos materiales una vez cada dos semanas, la panadería experimentará dificultades con el almacenamiento, el acceso y la prevención de pérdidas.

Compras en grupo es el proceso de combinar las necesidades totales de recursos para los diferentes departamentos de la empresa y la emisión de la orden de compra en pie. Este único pedido es para una cantidad más grande que varios pedidos pequeños. Por lo tanto, la reducción de los costos unitarios se pueden negociar con el proveedor. Si los departamentos están ubicados físicamente en una gran variedad de edificios, el contrato puede estipular las ventanas de entrega, y abordar la cuestión de los costos de entrega. Esta práctica es muy común en las grandes empresas, como parte de un plan de negocios de adquisición estratégica integrada.

Gastos generales de administración es el costo para la organización de toda la contratación pública para pagar ciclo. Esto incluye los sueldos y gastos de apoyo para el personal de compras, procesamiento de facturas, la producción de verificación y resolución de consultas de proveedores. Un proceso gestionado organizado elimina una cantidad significativa de estos costes, ya que se incurre una sola vez para cada mercancía. Personal de compras centralizada puede proporcionar un mayor nivel de apoyo a las unidades de negocio y asegurar que la política se sigue.

Sistemas de contratación o de gestión de compras a menudo se proporcionan como parte del software de contabilidad grande o soluciones de planificación de recursos empresariales. Este módulo se utiliza para crear solicitudes de compra y órdenes de compra y las facturas y recibos de bienes de proceso. Además, análisis e información de las herramientas incorporadas en este tipo de sistema permite al departamento de compras para gestionar los procesos de negocio, determinar los costos generales de la institución, e identificar oportunidades de ahorro posibles. Los informes también pueden ser utilizados para garantizar el cumplimiento de políticas y como prueba en respuesta a cualquier desafío legal.

• Menores costos por unidad típicamente se puede negociar con un proveedor.