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¿Qué es la facturación automatizada?

Facturación automatizada es una acción en la que la facturación de bienes y servicios tiene lugar sin la necesidad de preparar la factura a mano. Muchos sistemas de facturación de este tipo proporcionan la capacidad de generar y enviar copias electrónicas de las facturas a los clientes. El uso de este tipo de software de facturación hace posible gestionar el proceso de facturación con mayor eficiencia, el ahorro de la empresa tiempo y dinero.

Hay varias características que son comunes a software de facturación automatizada. En la mayoría de los casos, el software está diseñado para permitir la creación de perfiles de clientes, que contienen todos los datos necesarios para preparar con precisión la factura. Estos datos incluyen el nombre del cliente, dirección de facturación, contacto de facturación, y una dirección de correo electrónico si la factura se enviará por vía electrónica. En la mayoría de los casos, el programa de facturación automatizada recogerá los datos de otras fuentes que tienen que ver con el uso de los clientes, o permitir la entrada manual de pedidos una vez que se cumplan. Los procesos dentro del sistema de facturación a continuación se aplicarán las tarifas apropiadas para cada orden y crear una factura.

Dependiendo de cómo esté configurado el sistema de facturación automática, la factura puede ser impreso, junto con un sobre compañero, inmediatamente después de la generación de facturas. Sin embargo, es posible configurar el software para que las facturas se imprimen automáticamente a una hora específica del día. Incluso hay algunos ejemplos de software que promuevan una maquinaria para doblar la factura, la inserta en un sobre con la dirección, y sellar el sobre. Cuando se utiliza el correo electrónico como medio de entrega, el sistema puede acelerar la entrega inmediatamente después de generar la factura, o gestionar el proceso de correo electrónico a una hora específica del día, un enfoque que permite a los propietarios de negocios a la encuesta facturas antes de ser enviados.

Sistemas de facturación electrónica de este tipo a veces incluyen la capacidad para recibir y aplicar los pagos de las facturas pendientes. Por ejemplo, las facturas de correo electrónico pueden contener un vínculo de la página que permite al cliente hacen de inmediato el pago después de recibir y revisar la factura. En lugar de requerir a un individuo a recibir el pago e introduzca manualmente en la base de datos de cuentas por cobrar, el software reconoce el pago, se aplica al número de factura apropiada, y deduce esa cantidad del saldo de la cuenta del cliente.

Facturación automatizada funciona muy bien con situaciones en las que un cliente tiene una orden permanente, o hay un pago recurrente que debe ser solicitada en forma semanal o mensual. Con esta aplicación, el sistema puede ser configurado para generar automáticamente pie o facturas recurrentes a los clientes adecuados, eliminando así la necesidad de uno o más empleados que pasar horas en esta tarea repetitiva. El resultado final es que el personal que se pueden utilizar para diferentes funciones, permitiendo que la jornada laboral sea más productivo y por lo tanto rentable.

El uso de la facturación automatizada es común hoy en día con las empresas de todos los tamaños. Tipo de empresas que van desde las telecomunicaciones a las tiendas minoristas en línea se benefician del uso de este tipo de software. Al ahorrar el tiempo y los recursos de la empresa, las empresas son capaces de mantener los gastos más bajos y por lo tanto siguen siendo más competitivo.

  • Algunos sistemas de facturación automatizados producen un proyecto de ley y sobre, tal como se introduce la factura.