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¿Qué es la gestión de viajes corporativos?

La gestión de viajes corporativos (CTM) departamento de una empresa gestiona todos los aspectos de los planes de viaje de los empleados de la empresa. Los contratos con los socios de viaje, tales como cadenas hoteleras, están organizadas por el grupo de gestión de viajes corporativos, y los empleados tienen que hacer arreglos para viajes de negocios a través del departamento de gestión de viajes. Las grandes empresas tienen departamentos de gestión de viajes corporativos, mientras que las empresas más pequeñas tienden a emplear los agentes de viajes para proporcionar algunos de la misma clase de servicios.

Las políticas relacionadas con los viajes de empresa se formulan habitualmente por el grupo de gestión de viajes en conjunto con los recursos humanos y los departamentos de finanzas. Las grandes empresas tienen un presupuesto anual para gastos de viaje, y el grupo de viajes de empresa tiene que asegurar que el costo total de los viajes de los empleados no supera el presupuesto anual. Algunos grupos de viajes de asignar un presupuesto de viaje para cada división de la corporación, y los jefes de departamento son responsables de supervisar los planes de viaje de sus propios empleados.

Un grupo de gestión de viajes de empresa establece normalmente vínculos con empresas que pueden proporcionar el transporte y el alojamiento de los empleados durante viajes de negocios. Las grandes empresas están de acuerdo a los contratos con varias cadenas hoteleras para asegurar que los empleados puedan encontrar hoteles asociados a permanecer en independientemente de donde deben viajar por negocios. Las empresas suelen recibir un importante descuento para reservas de grupos y reciben descuentos para acceder a trabajar con determinadas cadenas y líneas aéreas de hoteles. Estos descuentos son contingentes sobre el hecho de que el grupo de viajes de empresa se compromete a realizar una cierta cantidad de negocios con cada empresa asociada. Los hoteles y las aerolíneas pueden interrumpir los descuentos si las corporaciones hacen reservas con menos frecuencia de lo acordado inicialmente.

Los empleados que tienen que viajar en los viajes de noche normalmente se reembolsan los gastos relacionados con las comidas, lavandería y limpieza en seco. El grupo de gestión corporativa lleva a cabo investigaciones para determinar el costo de las comidas y otros servicios en las diferentes regiones geográficas, y utiliza esta información para establecer límites de gastos diarios para los empleados. Las empresas sólo reembolsan los gastos que no excedan el límite, aunque los empleados son libres de gastar más allá del límite diario si utilizan sus propios fondos. Algunos grupos de gestión de viajes corporativos proporcionan a los empleados con tarjetas de crédito corporativas, lo que permite a los empleados a cobrar los gastos directamente a la empresa en lugar de presentar reclamaciones de reembolso.

Cuando los gastos anuales superan el presupuesto establecido, el grupo de gestión de viajes de empresa es responsable de asegurar que la empresa los empleados cambiar o cancelar planes de viaje durante el resto del año. Muchas compañías requieren que los empleados para llevar a cabo reuniones a través de conferencias telefónicas con el fin de reducir los costos. Los presupuestos para viajes se revisan anualmente y se pueden aumentar para acomodar el aumento de precios, pero la mayoría de las empresas consideran que los gastos de viaje como gasto controlable y tienden a mantener los presupuestos de viaje a un mínimo.

  • La gestión de viajes corporativos (CTM) departamento de una empresa gestiona todos los aspectos de los planes de viaje de los empleados de la empresa.