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¿Qué es la Lista de mantenimiento?

El mantenimiento de la lista es el proceso de mantener una lista de cualquier tipo actual. Las empresas operan con un número de listas en toda la estructura corporativa, con los listados de clientes y listas de proveedores aprobados son dos ejemplos. El concepto general de mantenimiento de la lista se ocupa de mantener a estas y otras listas importantes que posee la empresa lo más exacta y oportuna posible. Esto significa que el proceso de mantenimiento de estas listas es una actividad permanente que debe realizarse a intervalos regulares.

Hay tres tipos básicos de actividades o transacciones que se producen durante el proceso de mantenimiento de la lista. La primera actividad se conoce como un complemento. Esto significa simplemente que los nuevos datos pertinentes a la lista se añade. Por ejemplo, si la empresa establece un acuerdo contractual con un nuevo proveedor, se agrega ese vendedor a la lista de proveedores aprobados, a menudo incluyendo información clave como los nombres y cargos de los contactos clave, las fechas de inicio y finalización del contrato, así como cualquier otra detalles que son necesarios para la entrega de los servicios adecuadamente a ese cliente.

El segundo tipo de transacción o actividad que se lleva a cabo durante el mantenimiento de la lista se conoce como una eliminación o una eliminación. En este caso, los datos que fueron previamente incluidos en la lista se quitan o se retiran. En caso de que un cliente optar por cerrar su cuenta, y liquidar los saldos pendientes en su totalidad, que cuenta se elimina de la lista de clientes activos. Mientras que algunas empresas simplemente descartan estos datos, otros toman la información de los clientes eliminado y archivar los datos en una lista que está reservado para los antiguos clientes.

Un paso final o de la transacción asociada con mantenimiento de la lista que se conoce como el cambio. Esto normalmente implica la actualización de algún tipo de información que ya está en una lista existente. En caso de que un cliente someterse a una fusión y empezar a hacer negocios bajo un nuevo nombre de la empresa, que el nuevo nombre sustituye al antiguo nombre en todos los registros de clientes mantenidos por el proveedor. Con un perfil de cliente que contiene el nombre de los responsables de tomar decisiones dentro de la organización, un cambio puede implicar la supresión del nombre de alguien que ha dejado la empresa y sustituyendo el nombre de su sucesor en el mismo campo en el listado.

Con cualquier tipo de actividad de mantenimiento de la lista, la idea es mantener la actual lista. Si lo hace, ayuda a minimizar la posibilidad de que el tiempo y los recursos para ser desperdiciado por el uso de la información que esté vencido o que ya no es relevante. Por ejemplo, el mantenimiento de la información actual sobre una lista de clientes ayuda a asegurar que si el proveedor desea llevar a cabo una campaña de correo directo utilizando la lista, enviar piezas no será enviado a los ex clientes o contactos que ya no están asociados con las empresas que constituyen la base de clientes actual.