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¿Qué es un Secretario Automatizado?

Una secretaria automatizado es un dispositivo que encamina las llamadas en una oficina. Estos dispositivos se utilizan a menudo por las pequeñas empresas como una forma de proporcionar un filtro básico entre la oficina y llamadas telefónicas no deseadas, tales como agentes de telemercadeo o números equivocados. Las grandes empresas suelen tener un secretario de la vida real para realizar esta función, por lo que el secretario automatizado redundante. Este término se utiliza a menudo como sinónimo de secretaria virtual, pero los dos son en realidad muy diferente. Una secretaria virtual es una persona real, no uno que está presente dentro de la propia empresa.

En la mayoría de los casos, un secretario automatizado es una pequeña caja que se conecta a la línea telefónica entre el teléfono y la pared. Cuando un número conocido y aprobado llama a la línea, el secretario le permitirá a la llamada para ir directamente al teléfono. Si un número no aprobado, desconocido o restringido las llamadas, el secretario automatizado interceptarlo.

En general, una intercepción de este tipo significa que un sistema automatizado responde a la llamada y pide información básica de la persona que llama. Después de obtener respuestas a sus preguntas, el dispositivo llamará al teléfono conectado y transmitir esa información al receptor - que luego tiene la opción de tomar la llamada. Si el número se conoce como malo, o el receptor rechaza la llamada, la llamada en lugar se dirigirá al correo de voz o simplemente desconectarse.

Un error común es asumir que un virtual y un secretario automatizado son la misma cosa. Una secretaria virtual es un contratista independiente que funciona como secretaria desde una ubicación remota. Por lo general, estos trabajadores tendrán una oficina en casa y llevar a cabo el trabajo de secretaría común, a menudo por varias empresas diferentes. Las tareas comunes incluyen contestar el teléfono, transcribir letras o discursos grabados y organizar su viaje.

A pesar de que los dos tipos de secretarias son muy diferentes, tienen una metodología general similar. Al eliminar tanto el espacio y el coste de una secretaria tradicional, una empresa es capaz de funcionar con una sobrecarga mucho menor. Esto permite que un negocio funcione a un nivel en el que puede haber ido a la quiebra bajo el sistema tradicional. Además, mediante las funciones telefónicas automatizadas de una secretaria virtual a menudo posible que una empresa parezca más grande y mejor organizado.

En el caso de la secretaria virtual, la externalización de trabajo proporciona beneficios adicionales. Un solo trabajador puede trabajar para varias empresas a la vez, en lugar de ser forzado a un solo puesto de trabajo a tiempo parcial. Además, trabajar desde casa permite a las personas con niños pequeños, discapacidades u horarios impredecibles para seguir operando en el mercado laboral.