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¿Qué es un Sistema de Información Contable?

Un sistema de información de contabilidad es el sistema de los métodos y procesos de las empresas utilizan para mantener la información relativa a las transacciones financieras o de negocio. Históricamente, este sistema implicó libros mayores de papel, diarios y otros informes financieros. Los dueños de negocios y contables fueron los responsables de la utilización activa de estos libros mayores y diarios para mantener registros financieros precisos al ejecutar sus operaciones comerciales. El avance de la tecnología de la información ha permitido a las empresas a transformar este sistema de información contable en un proceso automatizado utilizando computadoras, servidores y software de contabilidad.

El ciclo contable es una fuerza impulsora en la mayoría Ãa sistemas de información contable € s. Este ciclo incluye la identificación y el análisis de las transacciones, crear y publicar entradas de diario en el libro mayor, la preparación de un balance de comprobación, la creación de asientos de ajuste, la elaboración de un balance de comprobación ajustado, la creación de los estados financieros, la finalización de las cuentas con las entradas de cierre, y generando un balance de comprobación final y estados financieros para el periodo contable. Estos pasos básicos ayudan a las empresas a desarrollar su sistema de información contable, ya sea manual o computarizado.

Paquetes de software de contabilidad generalmente constan de varios módulos diferentes basados ​​en el proceso de contabilidad manual tradicional. Los módulos incluyen la contabilidad general, los activos fijos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina y otros módulos especiales. Cada módulo individual crea un sistema donde las empresas pueden trasladar la información a través de los pasos del ciclo contable. La capacidad de transferir esta información por vía electrónica puede mejorar la precisión de la compañía y la oportunidad para la presentación de información financiera.

Sistemas contables computarizados a menudo requieren que los empleados de la compañía a centrarse más en la revisión de la información obtenida de diversas áreas de negocio en lugar de la introducción de datos empresariales. Este sistema permite que los contadores individuales para procesar más información en menos tiempo que los libros de papel tradicionales. El software de contabilidad también puede tener mecanismos internos de protección automáticos que verifican la exactitud y validez de la información financiera mediante un proceso de revisión interna. Este proceso a menudo limita la cantidad de errores básicos de entrada de datos y otra información sin sentido en el sistema de información contable.

Las empresas pueden optar por utilizar un sistema híbrido información contable que participen tanto los procesos de contabilidad manuales y computarizados. Pueden necesitar ser revisados ​​por un contador Ciertos tipos de información empresarial o financiera, tales como facturas de proveedores, tabla de tiempos de nómina, y los acuerdos contractuales,. El uso de un sistema híbrido puede proporcionar un mejor proceso de revisión ya que los empleados de contabilidad pueden cuestionar la información financiera y buscar retroalimentación antes de introducir información en el sistema de contabilidad. El proceso de revisión manual también puede ser requerido por los controles internos de la compañía. Estos controles internos aseguran que ninguna información se introduce en el software de contabilidad de una empresa que es inexacta o representa obligaciones financieras superiores a lo previsto anteriormente.