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Responder a preguntas con el fin

Kim creó un formulario en Excel que se basa en la validación de datos para presentar respuestas usando las listas desplegables. Hay una serie de preguntas en el formulario. Se pregunta si hay una manera de forzar a las preguntas para ser respondidas en orden. A él le gustaría, por ejemplo, para que el usuario conteste la pregunta 1 antes de ir a la pregunta 2, etc.

El cumplimiento de este tipo de tarea puede gritar por usar una macro o la creación de un formulario de usuario, pero usted no necesita ir a esta ruta. (Uso de macros y formularios de usuario son muy poderosos, pero también son más complejas que algunas personas pueden querer.) Usted puede obtener un nivel de "orden", simplemente ajustando las especificaciones que usted utiliza en sus listas desplegables de validación de datos.

Como ejemplo, usted querrá establecer unos rangos con nombre en el libro. Escoja una célula y el nombre de "Default". En esa celda poner un mensaje predeterminado, como el texto "Responder a las preguntas en orden." En otro rango con nombre (tal vez llamado "Q1Answers") debe incluir la lista de respuestas aceptables para su primera pregunta. Por último, se debe asignar un nombre a la celda que contendrá la respuesta del usuario a la pregunta, como "Q1Response." Se puede crear rangos con nombre similares para las otras respuestas aceptables y las respuestas a sus otras preguntas (Q2Answers, Q3Answers, Q2Response, etc.).

Luego, en su comprobación de validación para cada una de sus preguntas que usted puede utilizar una fórmula para especificar lo que debe utilizar Excel como las posibles respuestas. En este escenario la configuración de validación para la pregunta 1 son fáciles; sólo Defina el ajuste a la lista y especificar (en el cuadro Origen) que desea utilizar los Q1Answers rango utilizado. Para preguntas posteriores, sin embargo, se debe utilizar una fórmula en el cuadro Origen. Por ejemplo, para la pregunta 2 se debe utilizar la siguiente fórmula en el cuadro Origen:

= SI (O (Q1Response = "", Q1Response = por defecto), por defecto, Q2Answers)

Para cada pregunta posterior que iba a cambiar la designación Q1 a lo que sea apropiado para la pregunta anterior y cambiar la denominación Q2 a lo que sea apropiado para la pregunta actual. La fórmula funciona porque especifica que si la respuesta a la pregunta 1 está vacía o es igual al valor predeterminado ("Responder a las preguntas en el orden"), entonces la respuesta por defecto se muestra como la opción para la pregunta 2. Si ninguna de estas condiciones Existen, a continuación, se muestran y seleccionar las respuestas para la pregunta 2. Si la gente trata de responder a las preguntas cuando una pregunta anterior no ha sido contestada, la única opción desplegable visible será el valor por defecto ("Responder a las preguntas en el orden").

Usted puede tomar este enfoque un paso más allá, si lo desea, mediante la adición de formato condicional a la mezcla. Si utiliza el mismo tipo de prueba (para ver si se responde a la pregunta anterior), se podría modificar el formato de las celdas que contienen sus preguntas. Por ejemplo, si la pregunta anterior no ha sido contestada, entonces simplemente dar formato a las preguntas posteriores de modo que aparecen en blanco. Eso los hace desaparecer en el fondo blanco de la célula. Entonces, como se responde cada pregunta, la siguiente pregunta parecería a aparecer, en orden.

ExcelTips es su fuente de capacitación rentable Microsoft Excel. Esta punta (8384) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y versiones posteriores) aquí: Contestando preguntas en orden.