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Salidas Plan de Adquisiciones que usted debe saber para el examen de certificación PMP

Usted tendrá que saber todo sobre el plan de gestión de las adquisiciones para el examen de certificación PMP. Después de decidir qué elementos para hacer y qué comprar y seleccionar el tipo de contrato, puede documentar su plan de gestión de las adquisiciones, desarrollo de documentación de la contratación y los Términos de Referencia, y definir su criterio de selección de la fuente.

El plan de gestión de las adquisiciones

Un componente del plan de gestión del proyecto, el plan de gestión de las adquisiciones se describe cómo se llevarán a cabo todas las facetas de la adquisición. Para los pequeños proyectos con las compras simples, un párrafo en el plan de gestión del proyecto será suficiente. Para las adquisiciones complejas, o cuando un proyecto tiene numerosas adquisiciones o contrataciones de alto riesgo, el plan debe ser más detallada y robusta.

Los siguientes componentes son bastante comunes para un plan de gestión de las adquisiciones, pero, obviamente, las necesidades del proyecto dictarán los contenidos:

  • Tipo de contrato para cada adquisición
  • Roles, responsabilidades y límites de la autoridad para la toma de decisiones sobre las adquisiciones
  • Relevantes políticas, procedimientos, guías y plantillas
  • Estrategia para la gestión y la integración de múltiples adquisiciones
  • Estrategia para la integración de las adquisiciones en el resto del proyecto
  • Supuestos de adquisición y restricciones
  • Estrategia para el manejo de productos largos de entrega
  • Hitos de adquisición para cada contratación
  • Requisitos de informes para los vendedores
  • Bonos obligatorios, garantías, seguros, licencias y permisos
  • Formato para la Declaración de trabajo
  • ¿Cómo y si se utilizarán las estimaciones de costes independientes
  • Una lista de los vendedores precalificados
  • Criterios de selección y ponderación
  • Los procesos para la gestión de contratos
  • Proceso para auditorías de adquisiciones
  • Cuestiones de gestión de riesgos

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Criterios de selección de fuente

Los criterios de selección de fuentes incluidas en el plan de gestión de las adquisiciones serán utilizados para anotar propuestas vendedor y deben ser específicas para el tema (s) que se adquieran. Estos son algunos elementos a tener en cuenta al establecer los criterios de selección de fuente:

  • La comprensión de la necesidad
  • El coste total (incluye los costos de operación y mantenimiento)
  • Capacidad financiera
  • Capacidad técnica y enfoque
  • Enfoque de gestión
  • El reparto de riesgos
  • La capacidad de producción
  • Tipo de negocios (por ejemplo, de las mujeres o de propiedad de minorías o pequeña empresa)
  • El rendimiento pasado y referencias
  • Garantía
  • Propiedad intelectual y derechos de propiedad

Los criterios que son esenciales para poder llevar a cabo el contrato son los criterios de selección. Si una propuesta no demuestra que el vendedor cumple con los criterios, entonces el vendedor se proyectará fuera del proceso. Ejemplos incluyen la necesidad de licencias definidos, con un número mínimo de años de experiencia, o estar financieramente sólida.

EE.UU. contratos del gobierno federal requiere que se publicarán los criterios de selección de fuente. Sin embargo, muchas adquisiciones comerciales no publican los criterios de selección.

Algunos criterios se pueden configurar como un sistema de ponderación. En este caso, a identificar los criterios más relevantes y luego los de peso respecto a la otra. Estos son los pasos involucrados, junto con un ejemplo sencillo:

  1. Establecer los criterios que evaluará las propuestas en contra.

    Para este escenario, se decide en el precio, referencias, y horario.
  2. Clasifica a los criterios por orden de importancia.

    Usted decide en la fecha prevista, el costo y luego las referencias.
  3. Establecer un peso numérico relativo para cada criterio.
    • Horario = 50%
    • Costo = 30%
    • Referencias = 20%
  4. Determine cómo va a anotar objetivamente propuestas.
    1 2 3 4 5
    Horario No se puede entregar en abril Puede entregar el 30 de abril Puede entregar el 20 de abril Puede entregar el 10 de abril Puede entregar el 1 de abril
    Costo Cuesta más de $ 120K Los costos de entre $ 110- $ 120K Los costos de entre $ 105- $ 110K Los costos de entre $ 100- $ 105K Cuesta menos de $ 100K
    Referencias No hay referencias Más de una referencia mediocre Hasta dos grandes referencias Más de dos grandes referencias Todas las referencias eran grandes
  5. Puntuación de la propuesta.

    Usted determina las puntuaciones comparando la información contenida en la propuesta del vendedor respecto a los criterios de ponderación propuesta.
  6. Multiplique los puntajes de cada vendedor por su peso para conseguir una calificación, y luego sumar las calificaciones.
    Peso La empresa A La empresa B Compañía C
    Puntuación Clasificación Puntuación Clasificación Puntuación Clasificación
    Horario 0.5 4 2 3 1.5 4 2
    Costo 0.3 5 1.5 3 0.9 4 1.2
    Referencias 0.2 4 0.8 4 0.8 3 0.6
    Total 4.3 3.2 3.8
  7. Seleccione la propuesta con la más alta calificación total.

Declaración de la Contratación Pública de trabajo

La declaración de la contratación de trabajo (SOW) es una descripción narrativa del trabajo a realizar. En él se describen las entregas con suficiente detalle para permitir vendedores para determinar si pueden completar el trabajo, pero no define cómo se debe hacer el trabajo.

La cerda puede ser muy simple o muy complejo, dependiendo de las necesidades del proyecto. Debido a que es la carne del contrato, tiene que ser clara, concisa, y no abierto a la interpretación.

Es posible que vea los siguientes tipos de elementos en un SOW adquisiciones:

  • Especificaciones
  • Requisitos de funcionamiento
  • Apoyar el trabajo, como la formación y la documentación
  • Los requisitos de calidad
  • Requisitos de informes

Las especificaciones, los requisitos de rendimiento y trabajo de apoyo serán definidos y elaborados como parte de la definición del alcance del proyecto. Los requisitos de calidad se definen como parte del proceso de Gestión de la Calidad Plan. Los requisitos de información deben reflejar las necesidades de informes para el proyecto en general.

Los documentos de adquisición

Los documentos de adquisición conforman el paquete que usted envíe a los posibles vendedores. Este paquete se puede llamar una licitación, oferta o cotización cuando el principal factor determinante es el precio. Cuando el comprador está buscando una solución técnica y está pesando factores distintos del precio, se puede escuchar la propuesta plazo. Los términos comunes para los documentos de contratación

  • Solicitud de Cotización (RFQ)
  • Llamado a Licitación (IFB)
  • Solicitud de Propuesta (RFP)
  • Invitación para la Negociación
  • Tender Aviso

Los documentos de adquisición contienen la Declaración de trabajo, instrucciones sobre cómo y cuándo responder, y todas las disposiciones contractuales necesarias.