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Soluciones de Archivo

Ya sea que usted está en la oficina, la escuela o el hogar, usted tendrá que presentar documentos, declaraciones, cuentas y otros artículos en algún momento de su vida. A menudo, esta habilidad se pondrá en juego varias veces al día. Como tal, realmente no puedo subrayar lo importante hallazgo viable soluciones de presentación puede ser realmente. De hecho, siempre es una buena idea para poder subir con varias soluciones de presentación diferentes a un problema determinado. De esta manera usted tiene la flexibilidad que a menudo se necesita para crecer y expandirse en el lugar de trabajo, así como la búsqueda de espacio adicional en el hogar. Si usted se encuentra nuevo en los sistemas de presentación aquí hay una lista de los tipos más comunes, así como una breve descripción de la forma en que se utilizan.

  • Alfabética. El mismo sistema utilizado para los directorios telefónicos. Si usted tiene una base de datos de presentación grande, tendrá que permitir que el programa haga la clasificación, ya que puede llegar a ser tedioso si necesita ser organizado en criterios diferentes, tales como nombre, fecha de nacimiento, ocupación, etc.
  • Presentación numérica. Acelera la búsqueda de un archivo. Ten cuidado, si usted no tiene el número de archivo correcto, puede tomar más tiempo para encontrar el archivo almacenado en un segundo criterio. En el lado positivo, garantiza un grado de confidencialidad, ya que sólo puede ver el nombre del propietario del registro una vez que se abra el archivo.
  • Geographic. Ordena tus archivos de acuerdo a país, ciudad, código postal, etc. Esto es ideal para las agencias de viajes.
  • Asunto. Depende de la cantidad de temas y sub-temas que tiene. Demasiados temas pueden tomar más tiempo para localizar si no estás completamente clued-up con los diferentes departamentos y sub-departamentos de la empresa. Este es un sistema difícil de crear, así como su mantenimiento como los sujetos debe ser descriptivo si quieres encontrar un archivo rápidamente.
  • Cronológico. Se ordena por fecha y es ideal para los estados, el control sobre los pedidos y entregas, etc. No se recomienda para los archivos del cliente.
  • Código de colores. Es popular para identificar grupos de archivos inmediatamente rojas para alta prioridad, verde para los clientes habituales, azul para los archivos pendientes, etc. Asegúrese de que utiliza la impresora correcta si utiliza esta solución presentación particular. La razón de esto es bastante simple, ya que la impresión en color es a menudo bastante caros. Mediante el uso de sólo unos pocos colores sabiamente, usted puede ahorrar dinero y tinta de la impresora. Tenga en cuenta que mientras que las impresoras de inyección de tinta son más baratos, que son más pesados ​​en la tinta (y por lo tanto más caro en el largo plazo). Las impresoras láser son inversamente más caro por adelantado, pero requieren menos tinta, lo que hará que lo que se utiliza dure más tiempo.